Incluso si eres un experto en tecnología, organizar un evento virtual por primera vez puede parecer una misión aterradora. La simple idea de hacerlo todo online de principio a fin te pone ansioso. Probablemente temes que no será tan exitoso como una reunión presencial. Sin embargo, para los problemas tecnológicos existen soluciones tecnológicas.

A pesar de lo que piensan algunas personas, los eventos virtuales han sido parte del mercado desde hace mucho tiempo. Tanto así que hoy más que nunca podemos encontrar fácilmente herramientas y recursos diseñados específicamente para facilitar el proceso para empresas y personas que pretenden llegar a un mayor público por medio de estos eventos.

Desde luego, esto no quiere decir que solo necesites un click para que todo se realice. (Aunque ¿No sería asombroso?) Pero definitivamente deberías considerar el uso de las siguientes herramientas si quieres tener una experiencia tranquila y exitosa.

1. Herramientas de Planificación

Al igual que los eventos presencias, los eventos virtuales requieren que planifiques con anticipación para determinar con exactitud el cómo, qué, cuándo y dónde de tu proyecto.

Entre las muchas cosas que tendrás que definir está el tipo de evento que quieres organizar. Por ejemplo, una conferencia no requerirá los mismos recursos que el lanzamiento de un producto, un seminario web o un taller, y viceversa.

Por lo tanto, aunque algunos pasos de la lista de chequeo de planificación serán los mismos para todos los eventos, conocer las particularidades de tu elección específica es un factor que lo pondrá todo en perspectiva y que te ayudará a planificar las cosas como corresponde.

Cuando hayas decidido, estas herramientas de planificación podrán ser útiles en diferentes fases de tu proceso organizativo.

Google Calendar

Probablemente ya te encuentras familiarizado con Google Calendar. Esta útil herramienta es utilizada por cientos de líderes en todo el mundo para organizar sus agendas personales y profesionales. Para aprovecharla al máximo, no agregues tus tareas casualmente.

En vez de ello, crea diferentes calendarios con distintos nombres y colores para utilizarlos como un método de time-blocking.

Por ejemplo, puedes hacer uso de un día específico para un determinado tipo de tarea como networking, contactar patrocinadores o para realizar actividades de marketing y agruparlas en un mismo calendario. De esta manera, solo con echarle un vistazo, verás qué es lo que se aproxima y cuándo tendrá lugar.

Trello

Trello es tu software de referencia si quieres organizar por fechas de cierre y estado. Te da la posibilidad de crear diferentes tableros donde cada uno representa un proyecto. Puedes crear varias tarjetas dentro y cada tarjeta puede servir como una checklist para las tareas que necesitan realizarse.

Puedes agregar otras personas a tus tableros y etiquetarlas en las tareas designadas, configurar fechas límite, notificaciones, adjuntar archivos y mucho más.

Note

Este es un programa que te ayudará a abordar diferentes áreas por separado, pero igualmente de manera eficiente. Te da la posibilidad de personalizar tu “lugar de trabajo” con categorías y subcategorías e insertar tantos elementos como desees: Documentos, videos, audios, etc.

También puedes configurar la vista y las propiedades para cada documento acorde a tus necesidades específicas. El único inconveniente es que la configuración de tu espacio de trabajo puede tomarte algo de tiempo, pero una vez lo domines, verás que te brinda mucha libertad y flexibilidad.

2. Herramientas de Mercadeo

El hecho de que tu evento se lleve a cabo en línea no significa que no debas esforzarte en promocionarlo de la misma forma en que lo harías para un evento presencial. Todo lo contrario, un evento virtual exitoso requiere toda tu atención para desarrollar una estrategia marketing sólida porque en este caso el voz a voz no es tan efectivo como los clicks que se hagan y las veces que sea compartido.

Aquí es donde entran en juego las redes sociales. Con tantas personas conectadas y revisando sus cuentas a diario, sería un desperdicio que saques ventaja de ello. Si no sabes por dónde empezar, elige las tres principales plataformas de redes sociales que utilizas con mayor frecuencia para estar en contacto con tu público, aférrate a ellas y haz uso de todo su potencial. Las más comunes son:

Instagram

Una imagen dice más que mil palabras. No dudes en utilizar material visual para mantener el interés de tu público. Puedes compartirles fotos tras bambalinas, pedirles que adivinen el tema de tu evento virtual mediante la publicación de imágenes sugerentes o transmitirles información importante de una manera muy concisa y convincente.

Twitter y Facebook

Si vas a utilizar Twitter o Facebook (deberías hacerlo), debes concentrarte en el valor agregado que ofreces, el punto más fuerte de tu evento, y convertirlo en lo más destacado de tus tweets y de tus publicaciones.

¿Tienes como ponente a un invitado especial o a un experto? ¿Tu evento cuenta como una mesa de networking para que los asistentes se reúnan y se relacionen? ¿Tu evento es gratuito? No dudes en comunicar esta información de manera efectiva haciendo uso de hashtags y/o imágenes llamativas para captar la atención de tu público.

Descubre tus fortalezas y haz que sean atractivas para el público.

Correos directos

No todas las compañías cuentan con listas de correo de los clientes y leads potenciales, pero si eres de los que se comunican con sus seguidores por correo electrónico, este es el momento perfecto para que saques ventaja de ello.

Ya sea que cuentes con un boletín semanal, un blog o un sitio web, puedes iniciar una campaña por correo electrónico para promocionar tu próximo evento virtual y darlo a conocer a los posibles asistentes. Si tu evento no es gratuito, una estrategia sería comenzar tu campaña por email con varias semanas o meses de anticipación y hacer ofertas especiales para quienes hagan reservaciones previas o por invitar otra persona.

Este enfoque le dará a tu público una sensación de exclusividad y hará que todo el proceso sea mucho más personalizado ya que te diriges a ellos a través de su bandeja de entrada y por nombre propio.

3. Herramientas de presentación de eventos

Probablemente el aspecto más importante de un evento virtual exitoso es la plataforma de alojamiento. Como lo mencionamos anteriormente, en este punto ya deberías tener una idea del tipo de evento que vas a realizar.

Verás que existen diferentes tipos de plataformas, dependiendo de tus necesidades y del tipo de actividades que desees incluir.

Transmisión en vivo a través de redes sociales

Si quieres transmitir en vivo tu evento virtual, hay muchas opciones disponibles para ti. Para dar una conferencia, una charla o un curso, las plataformas más accesibles son las propias transmisiones en vivo de las redes sociales, como YouTube Live o Facebook Live.

Allí puedes programar un estreno y publicar videos o posts con anticipación para invitar a tu público. Una vez en vivo, puedes interactuar con los comentarios de los asistentes, así como por medio de las salas de chat.

Otras Plataformas

Si deseas un enfoque más formal, existen otros programas que puedes considerar:

6Connex

Esta es una plataforma virtual de comercio del gremio del espectáculo donde puedes crear un stand virtual, chat y transmisión en vivo sin necesidad de descargar nada. Es accesible en navegadores y ofrece integración y análisis de redes sociales.

Demio

Esta es una plataforma para seminarios web que ofrece webinar en vivo tanto como automatizados, páginas de registro y si repetición de seminarios web. También está disponible sin necesidad de realizar descargas y tiene integración con algunas de las herramientas más comunes.

HeySummit

Si quieres una plataforma que te de una solución para la mayoría de los problemas de tus eventos virtuales, deberías darle una mirada a HeySummit. Desde la construcción de una landing page hasta la creación de los tableros de control de los conferencistas o el registro de asistentes, este programa te permitirá preparar tus eventos virtuales sin contratiempos. El único inconveniente es que tendrás que integrarlo con herramientas para transmisión en vivo, ya que no las incluye.

4. Engagement Tools

Uno de los problemas más complicados de un evento virtual es asegurarse de mantener la audiencia comprometida. Como hemos visto, el compromiso empieza mucho antes que el evento, y tu estrategia de marketing debería ser justamente sobre esto.

Sin embargo, tenemos que admitir que mantener la atención de tu audiencia hasta el final de tu evento virtual es mucho más difícil que cuando el evento se hace de manera presencial. Si una persona se aburre en línea, simplemente puede cerrar la sesión en cualquier momento y darla por terminada.

Lo mejor que puedes hacer es prevenir. Intenta saber qué puede hacer que las personas pierdan el interés y que es lo que más probablemente hará que se mantengan comprometidos todo el tiempo.

Probablemente encontrarás que hay dos razones principales por las cuales las personas deciden desconectarse.

La primera es que no entienden exactamente cómo utilizar el programa (Si estás haciendo uso de una plataforma específica). En este caso, debes compartir toda la información guías e instrucciones necesarias mucho antes del día del evento.

No querrás que tu público se sienta perdido y pierda los primeros 30 minutos tratando de resolver algo a lo cual podrías haberles facilitado el acceso. Intenta hacerlo lo más sencillo posible.

Por otra parte—y este es el segundo punto—debes facilitar la participación de los asistentes. Asegúrate de incluir una sesión de preguntas y respuestas para resolver sus dudas y contestar sus comentarios. Si no quieres distraerte durante tu presentación, puedes designar un moderador para que recopile las preguntas de manera que puedas abordarlas en un momento específico de tu evento virtual. También puedes organizar una encuesta e invitar a los asistentes a dar su opinión o a votar por algún tema o asunto en particular.

5. Herramientas de Networking

Si elegir la plataforma es la mayor preocupación del anfitrión, las oportunidades de hacer networking son, a menudo, lo que más inquieta a los asistentes.

Para eso, hay muchas soluciones que puedes brindarles. Una de ellas es el uso de una aplicación móvil que permitirá que los asistentes se conecten entre sí.

Por ejemplo, aplicaciones como Attendify, Presdo Match, yDoubleDutch son excelentes opciones que puedes considerar.

Con sus capacidades de mensajería y parámetros de correspondencia, este tipo de aplicación les facilita a los asistentes conocerse virtualmente y organizar reuniones.

Como es usual, también puedes incluir las redes sociales en tu estrategia de networking, creando un grupo específicamente para tu evento virtual e invitando a los miembros a compartir sus conclusiones sobre las charlas, imágenes y/o comentarios.

Dicho esto, si necesitas apoyo adicional para asegurarte de tener un evento virtual exitoso, MVT puede ayudarte a organizar y planificar todos estos pasos de principio a fin. Con nuestra amplia experiencia manejando equipos y eventos remotos, puedes estar seguro de tener todas las casillas chequeadas para tu evento.

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