Herramientas de colaboración para equipos distribuidos

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Email

La muerte del email parece estar cerca. El ritual de tener que volver a la bandeja de entrada para buscar un archivo, descargarlo y guardarlo en la carpeta correcta terminará pronto. Las conferencias interminables, donde compartimos información y empezamos a confundirnos, pronto terminarán. Las herramientas de colaboración nos ayudan a tener reuniones significativas y a eliminar el tiempo que perdemos utilizando el email. El desafío es encontrar la herramienta de colaboración adecuada para las necesidades de la organización.

¿Qué son las herramientas de colaboración?

Las herramientas de colaboración son aplicaciones de software diseñadas para ayudar a las personas que están involucradas en tareas comunes a alcanzar sus objetivos.

¿Qué sucede cuando se utilizan las herramientas adecuadas?

El equipo emplea menos tiempo en el email.
El equipo emplea menos tiempo en reuniones.
Se incrementa la productividad en general.
La satisfacción del empleado aumenta.

Email vs. Herramientas de colaboración online

¿Cuál es la diferencia entre el email y las herramientas de colaboración online?

Comunicación basada en una tarea: se crea una tarea en esta herramienta y todos los materiales, fechas de entrega y mensajes relacionados a esa tarea se encuentran adjuntos para que la búsqueda de la información adecuada sea más simple.
Habilidad de establecer fechas y objetivos dentro de la misma herramienta.
Estrategia de juego: el equipo recibe satisfacción inmediata cuando un trabajo se completa. El punto no es que el manager o el líder del equipo marque el botón de “completo” o cambie el estado de la tarea. Permite que cada integrante del equipo lo haga. Tendrás un equipo más motivado.
Más tiempo: de acuerdo con un estudio realizado por la “International Data Corporation”, si el equipo deja de utilizar el email para aquellas tareas que puedan hacerse con una herramienta de colaboración, liberarían un 28% de su tiempo, y podrían emplearlo en trabajar para un proyecto en concreto.
Más productividad.
Menos confusión entre quién está en copia y quién no, cuándo fue enviado el email, quién lo envió, etc. Toda la información está en un único lugar y todos pueden encontrarlo.
Más transparencia: queremos que haya más confianza entre los integrantes del equipo distribuido. Con las herramientas de colaboración online, la información está disponible para todos los que desees, y pueden acceder a la misma en cualquier momento.
Finalmente una colaboración significativa: los equipos distribuidos experimentan una colaboración más significativa. Seamos sinceros, el email es un medio de comunicación y no un medio de colaboración.
Mayor capacidad de búsqueda: será más fácil encontrar informaciónporque estará todo en un solo lugar, en la carpeta correcta, ubicado dentro de la tarea adecuada.
Un medio de comunicación más eficiente que demandará menos tiempo.

¿Por qué deberíamos dejar de utilizar el email y reemplazarlo por una herramienta de colaboración?

Reuniones vs. Herramientas de colaboración online

Cuando los equipos utilizan las herramientas de colaboración online adecuadas, encuentran nuevas maneras de informar acerca del progreso en lugar de hacerlo en una reunión; encuentran nuevas maneras de compartir la información en lugar de estar sentados escuchando a los demás en un momento que puede no ser el más apropiado. Con las herramientas de colaboración online, la información está disponible para que los miembros del equipo la encuentren cuando deseen.

Hay muchos tipos de herramientas de colaboración online que facilitarán la comunicación dentro del equipo. Estas herramientas le ayudarán tanto al manager como a los integrantes del equipo a monitorear el progreso y así todos sabrán qué está pendiente de ser finalizado. Las herramientas de colaboración online ayudan en este proceso reduciendo el tiempo empleado y colaborando con la documentación del mismo.

Beneficios:

Menos problemas relacionados con el tiempo: no es necesario reunirse para transmitir información a la persona que continuará con tu trabajo. Todo está simplemente documentado.
Menos problemas de distancia: todos pueden trabajar en una misma herramienta.
Menos problemas de comunicación: el mensaje es más claro porque todos utilizamos el mismo canal.

Ahora se pueden convocar reuniones para compartir información relevante que no pueda ser compartida de otra manera, para divertirse, aumentar la motivación, compartir logros, celebrar una entrega, etc. Finalmente las reuniones se pueden convertir en lo que deberían ser: interacciones sociales para mejorar la relación del equipo distribuido.

Herramientas útiles

Aquí presentamos un listado de algunas herramientas que consideramos útiles. Si le gustaría que lo ayudemos a encontrar la herramienta adecuada para su equipo, no dude en contactarnos. Si desea aprender más acerca de cómo mejorar la comunicación dentro de su equipo, tome este curso.

Herramientas de social media como socialcast.com, thoughtfarmer.com y yammer.com te ayudarán a estar en contacto con tu equipo y a mejorar las relaciones entre colegas.

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