Prepara tu compañía para el trabajo remoto

Hemos creado una guía rápida para que empieces a transformar tu compañía en una remota. Todos sabemos que el secreto detrás de cada buen CEO es la delegación. Por lo tanto, antes de adentrarte en este contenido, por favor lee nuestro artículo “Cómo los CEOs pueden sus nuevos equipos remotos a sobrevivir los próximos meses”, donde te explicaremos cómo organizar el equipo que implementará los cambios necesarios para esta transformación digital.

Si ya cuentas con un equipo de aliados y un sistema de niveles intermedios comprometidos ¡Empecemos!

Siéntate y piensa

Tú eres el visionario. Transmites los valores de la compañía y esa es la razón por la cual el equipo principal está contigo. Esto no tarda mucho, pero si le ahorrará mucho tiempo a todos.

Lidera el cambio así:

  1. Anota tus valores principales. Ellos serán tu brújula para dar los siguientes pasos. Aun cuando tan solo sean una palabra, reescríbelos.
  2. Pregúntate, “¿Qué espero del equipo?” Intenta incluir los siguientes temas:
    • Asistencia: ¿Se espera que las personas vayan a la oficina? Si es así, escribe exactamente en qué momento lo harán. Por ejemplo, algunas compañías pueden decidir que determinadas reuniones se lleven a cabo en la oficina. Otras pueden tomar la decisión de convertir su oficina en escritorios compartidos. Pregúntate por qué debes evaluar tus propias respuestas dadas las recomendaciones de salud en tu área.
    • Horas de trabajo: ¿Trabajarás mejor en equipo si estableces horarios determinados? Te recomendamos tener cierto grado de flexibilidad. Una buena idea es establecer un período de 6 horas de trabajo, durante el cual laboren todos los equipos. En lo correspondiente a las 2 horas restantes, deja que los miembros del equipo elijan cuando quieren trabajar, de acuerdo con sus preferencias y obligaciones. Esto les ayudará a mantener un equilibrio entre la vida laboral y la personal.
    • Particularidades: Piensa acerca de las particularidades de tu compañía. ¿El 80% de tu equipo hace parte del Servicio al cliente? ¿Cómo pueden adaptarse a esta situación? ¿El 70% de tu equipo son desarrolladores? Piensa en lo que necesitan para hacer la transformación remota. Estando en este punto, no te detengas en aquellos equipos que no constituyen la mayoría. Luego pensaremos en sus necesidades específicas. Solo concéntrate en el panorama general.
  3. Acude a tu equipo de aliados de confianza para realizar este procedimiento y haz uso de ellos como grupo de referencia– una vez hayas realizados los pasos 1 y 2, por supuesto. Para ello, necesitarás hacer lo siguiente:
    • Crea un espacio seguro y explica que lo que vas a presentar está abierto a discusión. Ellos conocen mejor las necesidades y reacciones del equipo, de manera que es importante que los escuches.
    • Inicia la reunión presentando tu brújula de valores. Esta es la única parte de la reunión que no puede entrar en discusión, el resto es trabajo en proceso. Asegúrate de dejar esto muy claro, ya que los siguientes pasos requerirán su participación.
    • Concluye la reunión con una idea clara de lo que esperas del equipo. Este será el objetivo.
    • Presenta tus ideas y pide retroalimentación en cada punto. Recopila sus comentarios y sal la reunión con una idea clara de lo que va a significar para ti el trabajo remoto.

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Ayuda a los miembros del equipo

Ya tienes claro lo que esperas de los miembros del equipo. Pero, ¿Cómo puede ayudarles la compañía a realizar lo que decidieron? Es momento de reunirte con tus aliados para pensar en tu equipo.

Pregúntense:

  1. ¿Qué elementos físicos necesita mi equipo para realizar el trabajo requerido? ¿Necesitas enviar sillas cómodas a quienes nos las tienen? ¿Necesitas enviarle telones blancos a tu equipo de ventas para que puedan realizar reuniones con un fondo apropiado? ¿Necesitas pagar el servicio de Internet de tu equipo? Esto puede ser necesario dependiendo del país en el cual te encuentres, así que asegúrate de revisar lo que dice la Ley.
  2. ¿Qué procesos deben implementarse para que puedan alcanzar sus objetivos y para asegurar que la compañía tenga una transformación remota exitosa? Definitivamente necesitarás aumentar el número de registros que los mandos intermedios hacen con el equipo. No con el fin de monitorearlos, pero sí para verificar cómo les está yendo. De igual forma, necesitarás realizar más reuniones entre equipos. Piensa en todas las reuniones que tuviste previamente en la oficina y en las que necesitarás realizar ahora.
  3. ¿Qué herramientas necesitan los diferentes departamentos para realizar su trabajo de manera remota? Piensa cómo las herramientas apoyarán los procesos que quieres que se realicen. Somos expertos en herramientas de trabajo remoto. Contáctanos para obtener ayuda.
  4. ¿Cómo podremos ayudar al equipo a estar físicamente bien? Además de sillas, monitores y demás elementos, elabora una guía ergonómica y ejercicios de estiramiento diarios de manera que las personas puedan mantener un nivel mínimo de actividad física.
  5. ¿Cómo podremos ayudar al equipo a estar mentalmente bien? W4H y el trabajo remoto no son fáciles. Todos sabemos que cuando no estamos mentalmente bien, no podemos desempeñarnos de manera adecuada en el trabajo. En MVT, tenemos una red de psicólogos especializados en trabajo remoto que pueden ayudarte para crear estrategias u ofreciendo una línea directa para tu equipo. Conoce más acerca de eso aquí.
Crea un presupuesto especial
  1. Sí, estos son tiempos excepcionales y necesitas crear un presupuesto especial para ellos, asegurándote de incluir el transporte del material de oficina, herramientas, reuniones que no tuviste en cuenta anteriormente, etc.
Entrena a tu equipo
  1. Líderes y miembros del equipo: Lo más probable es que veas que tus líderes de equipo, coordinadores, directores de proyecto, etc., teniendo mucho protagonismo. Ellos serán tus verdaderos aliados, así que tenlos presentes. Ellos están enfrentando un cambio muy brusco. Ayúdalos a adaptarse de manera segura capacitándolos para afrontar esta nueva situación por medio de seminarios web, talleres y/o consejos diarios. Ellos necesitan tu ayuda. Nosotros somos expertos en este tipo de transiciones, habla con nosotros y te daremos la capacitación necesaria para que tu equipo tenga un buen desempeño mientras trabaja de manera remota.
  2. Recursos Humanos: Existe una nueva forma de contratación, una nueva forma de trabajar, una nueva idea de lo que significa la retención de empleados y una nueva jungla de la cual obtener talento. Tu equipo de Recursos Humanos necesita cambiar su forma de pensar y cuanto antes lo haga, mejor. Ellos necesitan recibir capacitación para hacerlo, así que ayúdales a hacer la transformación remota poniéndolos en contacto con especialistas que tienen más de 10 años de experiencia.
Establece expectativas
  • Establecer expectativas claras será un factor clave. Comunícale a tu equipo todo el trabajo que has realizado y establece expectativas claras, objetivas y numéricas. Recuerda que las expectativas se dan de dos maneras: de la compañía a los miembros del equipo y de los miembros del equipo a la compañía. Los líderes de equipo son los embajadores del cambio, así que debes asegurarte de que ellos están haciendo un buen trabajo al comunicar sus expectativas y al ofrecer un ejemplo vivo de lo que quieres lograr como compañía remota.
Crea KPIs y monitoréalos
  • Crea un conjunto de KPIs (indicadores claves de rendimiento) para medir si los cambios que has implementado son suficientes o su necesitas incrementarlos en determinados aspectos. Es probable que veas una disminución en el rendimiento o un incremento de los niveles de estrés. Necesitas sentir el pulso de tu compañía para ajustar los diferentes aspectos y poder tener una empresa que funcione perfectamente; una compañía donde las personas se sientan cómodas y felices al trabajar.

Sabemos que es demasiado. Trabaja con nosotros y ahorra tiempo y frustraciones. Tu compañía ahorrará dinero y minimizará el riesgo de cometer errores que pueden tener efectos negativos en tu equipo. Realiza este nuevo recorrido con nosotros. Somos expertos en trabajo remoto.