La formación de equipos virtuales requiere un conjunto de herramientas diferentes al de la formación presencial, principalmente aquellas que ayudan a evitar que el grupo se disperse, garantizando que su entrenamiento sea exitoso. Este es nuestro consejo acerca del uso de herramientas, tanto personales como técnicas, para la formación de equipos virtuales.

Herramientas Personales

Como se indicó anteriormente, la formación de equipos virtuales es diferente a la formación de tipo presencial, lo que quiere decir que debes esforzarte en realizar el entrenamiento como si se hiciera de esta forma. El aspecto más importante, y en el que debes centrarte, es la presencia. Establecerla en los escenarios virtuales requiere un mayor nivel de preparación y compromiso. Aquí hay algunas herramientas personales que no pueden faltar para que los miembros de tu equipo virtual te presten atención y disfruten su entrenamiento:

• Energía Positiva – Es extremadamente fácil entusiasmarse con un proyecto si se presenta como optimista y desafiante. Intenta mantener un nivel de positivismo durante todo el proceso de formación.
• Motivación – Encuentra formas para expresar el interés que tienes en el mensaje que estás transmitiendo, así como en el progreso que tienen los participantes en el proceso de formación, lo cual les ayudará a estar motivados, independientemente de lo complejo que este pueda ser.
• Orientación de la Atención- Con el fin de evitar la dispersión, es importante contar con una estructura clara que le dé un flujo concreto a la formación y que ayude a guiar la atención de los equipos hacia las partes más importantes.

Herramientas Técnicas

La tecnología ha dado pasos agigantados en términos de negocios; actualmente ofrece una variedad de herramientas técnicas, amigables y bien diseñadas, para implementarse en el mundo online y facilitar la comunicación en las oficinas virtuales. Estas son algunas de las más útiles para la formación en línea de los equipos virtuales.

Material de aprendizaje virtual

La presentación para la sesión de formación debe ser atractiva y memorable. Presentar todo lo que vas a decir durante la sesión en forma escrita da la impresión de que la formación podría haberse realizado por cuenta propia, contando con determinados recursos y documentos. Incorpora elementos visuales como imágenes, videos, etc., para captar la atención de los participantes.

• Consejo: Puedes incluir preguntas durante las sesiones de capacitación en línea para mantener despiertos a los asistentes. 

Material de aprendizaje en video

Si grabas los programas de capacitación por adelantado, divídelos en segmentos que tengan una duración de 5-20 minutos cada uno. No recomendamos el envío de vídeos de 1 hora, ya que se pueden omitir fácilmente y los estudiantes nunca volverán a ellos para obtener información específica.

• Consejo: Haz que cada vídeo responda a una pregunta. Esto te ayudará a enfocar el conocimiento y a proporcionar material de referencia para el futuro.

Videoconferencias

No te recomendamos realizar la formación con videoconferencia únicamente; aunque puede ser de gran ayuda para los equipos virtuales que necesiten emplear este tipo de capacitación práctica. Algunas plataformas de videoconferencia en línea que son útiles para las empresas son Zoom, Webex y Freeconference.

• Consejo: Compartir la pantalla siempre debe incluirse como herramienta de videoconferencia. De esta manera, los asistentes no saltarán de página y no tendrás que estar dando instrucciones sobre cuál están viendo.

Pizarras Blancas

Durante la formación online, usa las pizarras blancas de la misma manera que lo harías en un trabajo presencial. Dibuja, aclara puntos, ilustra y resume ideas. Algunas pizarras blancas que son excelentes y que funcionan como extensiones de navegador son AWWApp y Miro.

• Consejo: Familiarízate con tu herramienta de pizarra blanca antes de empezar la reunión, algunas son bastante difíciles de utilizar.

Graba para uso futuro

Si estás realizando una formación en línea, en tiempo real, grábala y prepara pequeños clips con instrucciones específicas para los miembros de tu equipo virtual, de manera que la información siempre esté disponible y sea divertido verla.

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