Incluso si eres un experto en tecnología, organizar un evento virtual por primera vez puede parecer una misión aterradora. La simple idea de hacerlo todo online de principio a fin te pone ansioso. Probablemente temes que no será tan exitoso como una reunión presencial. Sin embargo, para los problemas tecnológicos existen soluciones tecnológicas.
A pesar de lo que piensan algunas personas, los eventos virtuales han sido parte del mercado desde hace mucho tiempo. Tanto así que hoy más que nunca podemos encontrar fácilmente herramientas y recursos diseñados específicamente para facilitar el proceso para empresas y personas que pretenden llegar a un mayor público por medio de estos eventos.
Desde luego, esto no quiere decir que solo necesites un click para que todo se realice. (Aunque ¿No sería asombroso?) Pero definitivamente deberías considerar el uso de las siguientes herramientas si quieres tener una experiencia tranquila y exitosa.
1. Herramientas de Planificación
Al igual que los eventos presencias, los eventos virtuales requieren que planifiques con anticipación para determinar con exactitud el cómo, qué, cuándo y dónde de tu proyecto.
Entre las muchas cosas que tendrás que definir está el tipo de evento que quieres organizar. Por ejemplo, una conferencia no requerirá los mismos recursos que el lanzamiento de un producto, un seminario web o un taller, y viceversa.
Por lo tanto, aunque algunos pasos de la lista de chequeo de planificación serán los mismos para todos los eventos, conocer las particularidades de tu elección específica es un factor que lo pondrá todo en perspectiva y que te ayudará a planificar las cosas como corresponde.
Cuando hayas decidido, estas herramientas de planificación podrán ser útiles en diferentes fases de tu proceso organizativo.
Google Calendar
Probablemente ya te encuentras familiarizado con Google Calendar. Esta útil herramienta es utilizada por cientos de líderes en todo el mundo para organizar sus agendas personales y profesionales. Para aprovecharla al máximo, no agregues tus tareas casualmente.
En vez de ello, crea diferentes calendarios con distintos nombres y colores para utilizarlos como un método de time-blocking.
Por ejemplo, puedes hacer uso de un día específico para un determinado tipo de tarea como networking, contactar patrocinadores o para realizar actividades de marketing y agruparlas en un mismo calendario. De esta manera, solo con echarle un vistazo, verás qué es lo que se aproxima y cuándo tendrá lugar.
Trello
Trello es tu software de referencia si quieres organizar por fechas de cierre y estado. Te da la posibilidad de crear diferentes tableros donde cada uno representa un proyecto. Puedes crear varias tarjetas dentro y cada tarjeta puede servir como una checklist para las tareas que necesitan realizarse.
Puedes agregar otras personas a tus tableros y etiquetarlas en las tareas designadas, configurar fechas límite, notificaciones, adjuntar archivos y mucho más.
Note
Este es un programa que te ayudará a abordar diferentes áreas por separado, pero igualmente de manera eficiente. Te da la posibilidad de personalizar tu “lugar de trabajo” con categorías y subcategorías e insertar tantos elementos como desees: Documentos, videos, audios, etc.
También puedes configurar la vista y las propiedades para cada documento acorde a tus necesidades específicas. El único inconveniente es que la configuración de tu espacio de trabajo puede tomarte algo de tiempo, pero una vez lo domines, verás que te brinda mucha libertad y flexibilidad.
2. Herramientas de Mercadeo
El hecho de que tu evento se lleve a cabo en línea no significa que no debas esforzarte en promocionarlo de la misma forma en que lo harías para un evento presencial. Todo lo contrario, un evento virtual exitoso requiere toda tu atención para desarrollar una estrategia marketing sólida porque en este caso el voz a voz no es tan efectivo como los clicks que se hagan y las veces que sea compartido.
Aquí es donde entran en juego las redes sociales. Con tantas personas conectadas y revisando sus cuentas a diario, sería un desperdicio que saques ventaja de ello. Si no sabes por dónde empezar, elige las tres principales plataformas de redes sociales que utilizas con mayor frecuencia para estar en contacto con tu público, aférrate a ellas y haz uso de todo su potencial. Las más comunes son:
Una imagen dice más que mil palabras. No dudes en utilizar material visual para mantener el interés de tu público. Puedes compartirles fotos tras bambalinas, pedirles que adivinen el tema de tu evento virtual mediante la publicación de imágenes sugerentes o transmitirles información importante de una manera muy concisa y convincente.
Twitter y Facebook
Si vas a utilizar Twitter o Facebook (deberías hacerlo), debes concentrarte en el valor agregado que ofreces, el punto más fuerte de tu evento, y convertirlo en lo más destacado de tus tweets y de tus publicaciones.
¿Tienes como ponente a un invitado especial o a un experto? ¿Tu evento cuenta como una mesa de networking para que los asistentes se reúnan y se relacionen? ¿Tu evento es gratuito? No dudes en comunicar esta información de manera efectiva haciendo uso de hashtags y/o imágenes llamativas para captar la atención de tu público.
Descubre tus fortalezas y haz que sean atractivas para el público.
Correos directos
No todas las compañías cuentan con listas de correo de los clientes y leads potenciales, pero si eres de los que se comunican con sus seguidores por correo electrónico, este es el momento perfecto para que saques ventaja de ello.
Ya sea que cuentes con un boletín semanal, un blog o un sitio web, puedes iniciar una campaña por correo electrónico para promocionar tu próximo evento virtual y darlo a conocer a los posibles asistentes. Si tu evento no es gratuito, una estrategia sería comenzar tu campaña por email con varias semanas o meses de anticipación y hacer ofertas especiales para quienes hagan reservaciones previas o por invitar otra persona.
Este enfoque le dará a tu público una sensación de exclusividad y hará que todo el proceso sea mucho más personalizado ya que te diriges a ellos a través de su bandeja de entrada y por nombre propio.
3. Herramientas de presentación de eventos
Probablemente el aspecto más importante de un evento virtual exitoso es la plataforma de alojamiento. Como lo mencionamos anteriormente, en este punto ya deberías tener una idea del tipo de evento que vas a realizar.
Verás que existen diferentes tipos de plataformas, dependiendo de tus necesidades y del tipo de actividades que desees incluir.
Transmisión en vivo a través de redes sociales
Si quieres transmitir en vivo tu evento virtual, hay muchas opciones disponibles para ti. Para dar una conferencia, una charla o un curso, las plataformas más accesibles son las propias transmisiones en vivo de las redes sociales, como YouTube Live o Facebook Live.
Allí puedes programar un estreno y publicar videos o posts con anticipación para invitar a tu público. Una vez en vivo, puedes interactuar con los comentarios de los asistentes, así como por medio de las salas de chat.
Otras Plataformas
Si deseas un enfoque más formal, existen otros programas que puedes considerar:
6Connex
Esta es una plataforma virtual de comercio del gremio del espectáculo donde puedes crear un stand virtual, chat y transmisión en vivo sin necesidad de descargar nada. Es accesible en navegadores y ofrece integración y análisis de redes sociales.
Demio
Esta es una plataforma para seminarios web que ofrece webinar en vivo tanto como automatizados, páginas de registro y si repetición de seminarios web. También está disponible sin necesidad de realizar descargas y tiene integración con algunas de las herramientas más comunes.
HeySummit
Si quieres una plataforma que te de una solución para la mayoría de los problemas de tus eventos virtuales, deberías darle una mirada a HeySummit. Desde la construcción de una landing page hasta la creación de los tableros de control de los conferencistas o el registro de asistentes, este programa te permitirá preparar tus eventos virtuales sin contratiempos. El único inconveniente es que tendrás que integrarlo con herramientas para transmisión en vivo, ya que no las incluye.
4. Engagement Tools
Uno de los problemas más complicados de un evento virtual es asegurarse de mantener la audiencia comprometida. Como hemos visto, el compromiso empieza mucho antes que el evento, y tu estrategia de marketing debería ser justamente sobre esto.
Sin embargo, tenemos que admitir que mantener la atención de tu audiencia hasta el final de tu evento virtual es mucho más difícil que cuando el evento se hace de manera presencial. Si una persona se aburre en línea, simplemente puede cerrar la sesión en cualquier momento y darla por terminada.
Lo mejor que puedes hacer es prevenir. Intenta saber qué puede hacer que las personas pierdan el interés y que es lo que más probablemente hará que se mantengan comprometidos todo el tiempo.
Probablemente encontrarás que hay dos razones principales por las cuales las personas deciden desconectarse.
La primera es que no entienden exactamente cómo utilizar el programa (Si estás haciendo uso de una plataforma específica). En este caso, debes compartir toda la información guías e instrucciones necesarias mucho antes del día del evento.
No querrás que tu público se sienta perdido y pierda los primeros 30 minutos tratando de resolver algo a lo cual podrías haberles facilitado el acceso. Intenta hacerlo lo más sencillo posible.
Por otra parte—y este es el segundo punto—debes facilitar la participación de los asistentes. Asegúrate de incluir una sesión de preguntas y respuestas para resolver sus dudas y contestar sus comentarios. Si no quieres distraerte durante tu presentación, puedes designar un moderador para que recopile las preguntas de manera que puedas abordarlas en un momento específico de tu evento virtual. También puedes organizar una encuesta e invitar a los asistentes a dar su opinión o a votar por algún tema o asunto en particular.
5. Herramientas de Networking
Si elegir la plataforma es la mayor preocupación del anfitrión, las oportunidades de hacer networking son, a menudo, lo que más inquieta a los asistentes.
Para eso, hay muchas soluciones que puedes brindarles. Una de ellas es el uso de una aplicación móvil que permitirá que los asistentes se conecten entre sí.
Por ejemplo, aplicaciones como Attendify, Presdo Match, yDoubleDutch son excelentes opciones que puedes considerar.
Con sus capacidades de mensajería y parámetros de correspondencia, este tipo de aplicación les facilita a los asistentes conocerse virtualmente y organizar reuniones.
Como es usual, también puedes incluir las redes sociales en tu estrategia de networking, creando un grupo específicamente para tu evento virtual e invitando a los miembros a compartir sus conclusiones sobre las charlas, imágenes y/o comentarios.
Dicho esto, si necesitas apoyo adicional para asegurarte de tener un evento virtual exitoso, MVT puede ayudarte a organizar y planificar todos estos pasos de principio a fin. Con nuestra amplia experiencia manejando equipos y eventos remotos, puedes estar seguro de tener todas las casillas chequeadas para tu evento.
“El mundo nunca volverá a ser el mismo después de la pandemia del coronavirus”. Esta es una frase que seguramente has escuchado con frecuencia. Y para muchas personas e industrias, es algo totalmente cierto ¿Pero esto necesariamente significa que este cambio será negativo o perjudicial en la mayoría de los casos? Realmente no.
Para muchas compañías, la pandemia global ha servido como forma de llamar su atención con respecto a la manera en la cual abordan sus estrategias de mercadeo. Corporaciones de todo el mundo, que solían depender de los eventos presenciales para ganar exposición y promover sus marcas y patrocinadores, se enfrentaron a un nuevo desafío: Cancelar sus eventos por completo y encontrar una nueva alternativa que les garantice tener los mismos beneficios.
En un mundo donde la industria de los eventos está valorada en millones de dólares al año, cancelarlos en su totalidad no parecía ser una opción muy viable. Afortunadamente, es en este momento que entran en escena los eventos virtuales.
Por qué realizar eventos virtuales: Las 6 principales ventajas
Los eventos virtuales no son exactamente nuevos, pero han ganado más popularidad en los últimos años, ya sea por cambios importantes como crisis financieras (2008), pandemias globales (2020), o simplemente para mantenerse al día con lo último en tecnología. En cualquier caso, parece que los eventos digitales llegaron para quedarse.
Ya sea que estés pensando en organizar una convención, una exposición o una conferencia web, cambiar al modo virtual te traerá muchos beneficios. Algunos de ellos son:
1. Rentabilidad
Probablemente una de las principales razones para realizar los eventos virtuales, en lugar de los presenciales, es la diferencia de precio tan significativa.
El costo de organizar un evento presencial es muy alto. Deben tenerse en cuenta los costos de impresión de pancartas y folletos, lo relacionado con el personal de servicios y los costos operacionales, además del alojamiento, la comida, las bebidas de los asistentes… Todo va sumando e incrementando el valor rápidamente.
De hecho, un estudio realizado en el 2018 demostró que la industria de eventos globales está valorada en más de $1.1 trillones y se cree que llegará a los $2.33 trillones en el 2026 ¡Una cifra astronómica!
Por otra parte, tu presupuesto de eventos virtuales se centrará principalmente en las tarifas correspondientes a la plataforma de alojamiento que elijas y a tu campaña de marketing online. Por supuesto, este proceso no es gratuito. Pero, sinceramente, los gastos son mínimos comparados con los de un evento presencial.
2. Tiempo y flexibilidad
Otro factor importante que debe tenerse en cuenta a la hora de organizar un evento es la ajustada agenda que tienen los asistentes.
Organizando tus eventos en línea:
- Le evitas a los asistentes la molestia de tener que buscar y abrir un espacio en su apretada agenda para poder viajar.
- No tendrán que pasar todo un día (o varios días) viendo presentaciones, exposiciones y actividades durante varias horas, intentando captar todos los detalles del evento con el fin de no perderse nada.
- Le ahorrarás a tu audiencia tiempo de viaje invaluable que podrán usar en sus propios asuntos, mientras les ofreces lo que necesitan justo en su oficina en casa.
Como anfitrión, los eventos virtuales te ofrecen una gran flexibilidad. Al estar online, podrás presentar tu sala de exposición, conferencia, exhibición o cualquier otro tipo de información en pequeñas porciones para no agotar a tu audiencia. Puedes organizar diferentes sesiones, formatos o actividades.
La clave es lograr que el evento sea breve pero agradable. Es mucho más probable que una experiencia de este tipo haga que los asistentes quieran asistir a una segunda o tercera parte.
3. Respetuoso con el medio ambiente
Hoy en día es fundamental que las empresas tengan presente el impacto que causan en el medio ambiente, y los eventos físicos no son precisamente algo que pueda definirse como ecológico. La cantidad de vuelos para asistir a reuniones y eventos presenciales asciende a millones por año solo en los Estados Unidos.
Los eventos virtuales no solo le ahorrarán a tu audiencia largas horas de viaje, sino que por el hecho de ser digitales también lograrán disminuir el impacto ambiental negativo que tienen los eventos presenciales.
4. Longevidad
Uno de los principales beneficios de los cuales puedes disfrutar al organizar un evento virtual es que no termina ahí.
Considerando que todo se lleva a cabo online y en un formato digital, la fase posterior al evento es tan importante para tu negocio como el marketing y las etapas de desarrollo.
Dependiendo del tipo de eventos que organices, puedes permitir que algunas partes estén disponibles online para que el público pueda compartir, comentar y expresar sus reacciones en las redes sociales.
Puedes ser tan creativo como desees al poner los componentes clave de tus eventos a disposición del público, no solo para seguir ganando exposición a largo plazo, sino también para facilitar que tu audiencia pueda acceder a la parte que más disfrutó durante la realización del evento.
5. Oportunidades de networking
Quizá uno de los mayores miedos que se tienen al hacer el cambio y pasar de hacer eventos presenciales a realizarlos de manera virtual, es la falta de oportunidades de networking.
La interacción personal siempre será la mejor forma de establecer relaciones sólidas con los demás. Ya sea con un cliente potencial, un inversionista o un socio, algunas personas simplemente hacen click entre sí — ¡Hace parte del comportamiento humano!
Sin embargo, el mundo se ha acostumbrado tanto a hacer uso de la tecnología en las comunicaciones diarias que se ha vuelto mucho más fácil interactuar con los demás de manera online que cara a cara. De hecho, muchas personas admiten que se sienten mucho más cómodas hablando con quienes no conocen a través de un medio virtual que haciéndolo en persona. Para usar esto a tu favor, puedes incluir herramientas y actividades que permitan que las personas del público se relacionen entre sí.
En cuanto al aspecto estratégico de este tipo de networking, los eventos virtuales pueden darte una mayor oportunidad de dirigirte a clientes potenciales o socios comerciales. Verás que algunas plataformas digitales les dan a los asistentes la opción de ver el listado de los expositores, de los anfitriones y de los demás invitados.
Este tipo de análisis del comportamiento es mucho más adecuado para lograr que las personas indicadas se conecten entre sí, y más preciso que una conversación que se tiene con alguien al azar en busca de nuevas oportunidades comerciales.
6. Mayor alcance
Obviamente, la meta de todos los organizadores de eventos es llegar a la mayor cantidad de personas posible ¡Entre más, mejor!
En el caso de los eventos virtuales, eso no es algo muy complicado. Lo único que tienes que hacer es promover tu enlace virtual de la manera correcta, haciendo uso de diferentes plataformas y redes sociales, para que personas de todas partes del mundo puedan acceder a tu evento tan solo con hacer un click. Tu objetivo principal debe ser que el proceso de registro sea lo más sencillo posible, al igual que adaptar tu campaña de marketing a las necesidades de tu audiencia.
Si piensas organizar un evento virtual pero no sabes por dónde empezar, llegaste al lugar indicado.
En MVT estamos convencidos de que una meta sin un plan, tan solo es un deseo. Por eso hacemos uso de nuestro conocimiento y experiencia para guiarte en cada paso de la organización y planeación de tu evento virtual.
Contáctanos hoy mismo para poder empezar a implementar un plan eficiente que te permita alcanzar tus metas y tener éxito en esta experiencia digital que te cambiará la vida
!Sí! Todas las reuniones deberían tener un breve icebreaker, incluso tu reunión diaria. Los Icebreakers permiten a los miembros del equipo hablar rápidamente acerca de un tema/actividad que has propuesto.
¿Por qué?
Una parte de tu equipo trabaja lejos de la sede principal y has empezado a notar que esos miembros se están desconectando poco a poco: son menos comunicativos, participan menos en las reuniones y parecen estar menos comprometidos. La verdad es que están solos y se sienten muy desconectados – soluciónalo con icebreakers.
Tan solo se necesitan 5 minutos para empezar a generar confianza, así como para generar vínculos entre los miembros del equipo. El primer paso para la buena comunicación es la confianza. Las actividades grupales, como icebreakers, son la única manera en la cual puedes construir un equipo en el que la comunicación fluya adecuadamente y las personas no tengan miedo de hacerse preguntas entre sí.
¿Cómo?
- Explica la actividad.
- Define el orden que seguirán los miembros del equipo para asegurarte de que todos participen.
- Establece un tiempo para que cada persona hable, asegurándote de que la reunión no gire en torno a una persona que habla demasiado y animando a los demás a ir más allá y a no dar únicamente respuestas de una sola palabra.
Ejemplos de icebreakers
Comparte tus intereses
- Envía un email varios días antes del inicio de la reunión pidiéndole a los participantes que elijan algo que sea significativo para ellos (por ejemplo una camiseta, un premio, una foto, etc.).
- Pídeles que preparen una breve descripción de lo que van a compartir.
- Inicia la videoconferencia e indícale a los miembros del equipo que tendrán un minuto para mostrar el elemento a través de la cámara web y hablar acerca de él. Anima a los miembros del equipo a hacer preguntas.
Tiempo: Da una explicación de 2 minutos sobre el icebreaker, 2 minutos por participante y 1 minuto para que el facilitador haga un resumen al final.
Compartir canciones
- Inicia la idea empezando una reunión de equipo con una canción que tenga un significado especial para ti.
- Haz que la música suene mientras el equipo se une a la llamada.
- Asegúrate de que todos los miembros del equipo escuchen por lo menos una parte de la canción.
- Cuando la canción termine, explícale al equipo por qué la elegiste como “cortina musical”. Dar una explicación detallada marcará la pauta para cuando sea el turno de los demás.
- Hazle saber al equipo que cada vez una persona diferente dará inicio a las reuniones grupales de la misma forma, hasta que todos hayan tenido la oportunidad de poner su canción.
Tiempo: 5 minutos.
Haz preguntas al azar divertidas
Haz 1 pregunta que todos los miembros del equipo deben responder. Ejemplos:
- ¿Qué libro estás leyendo actualmente?
- ¿Cuál fue la última película que viste?
- ¿Qué te gusta de la ciudad en la que vives?
- ¿Qué comes usualmente al desayuno? (Un pregunta que sea especialmente interesante para equipos multiculturales).
Tiempo: Da una explicación de 2 minutos sobre el icebreaker, máximo 1 minuto por participante y 1 minuto de resumen al final.
Encuentra cientos de icebreakers gratis aquí!
Al trabajar de manera remota, estamos separados de nuestro equipo de trabajo. Lo que usualmente era una comunicación cálida en una oficina, se convierte en una comunicación rápida que puede llegar a generar incluso malentendidos. La falta de confianza es uno de los primeros elementos que aparecen. Los miembros del equipo no se conocen muy bien entre sí y no pueden ver lo que los demás están haciendo, ni saber lo que están pensando. Por esta razón, empiezan a aparecer grietas. Una de las mejores formas de reconstruir la cultura de tu compañía es hacer eventos online con tus colaboradores periódicamente.
No subestimes el poder de la interacción social
Si tu equipo está acostumbrado a tener reuniones presenciales, a realizar actividades después del trabajo, a celebrar cumpleaños, etc., debes tener en cuenta que ya no van a tener la posibilidad de interactuar de esa manera. Tu deber, es evitar que desaparezcan esos eventos que mantienen a las personas unidas. El aspecto social del trabajo es clave en la motivación de los empleados. Incluso en equipos formados por personas introvertidas, el saber que hacen parte de un equipo es un gran motor motivacional.
Desarrolla actividades basadas en proyectos para toda la compañía
No descargues todo el peso de la organización de estas actividades en los líderes y directores de equipo. Deben planificarse a ese nivel, pero también necesitarás organizar actividades para toda la compañía con el fin de reconectar a los empleados con el propósito principal de la empresa, de manera que ellos puedan ver el panorama general. Esto también ayudará a generar sinergia con otros departamentos.
Lleva los eventos que han dado buenos resultados a la oficina virtual
Si tu compañía estaba basada en el trabajo presencial, o si anteriormente trabajabas en una oficina, lleva los eventos que estaban dando buenos resultados al mundo remoto. Sin embargo, esta no será una transmisión inmediata. Necesitarás maximizar y enfatizar en algunos aspectos para que funcionen.
Te damos algunos ejemplos:
- Quieres estar seguro de que la inauguración del evento realmente marque la pauta, es importantísimo para un evento de equipo remoto. Para ello, necesitas cerciorarte de que todos participen. O, si es un evento masivo, querrás abrirlo de forma llamativa para lograr tener la atención de las personas y mantenerla.
- Lo mismo aplica al finalizar, de manera que debes asegurarte de cerrar con broche de oro. Preparar eventos no siempre es algo sencillo. Por esta razón, tenemos un curso que te ayudará a ser un experto en la preparación y ejecución de actividades online.
El poder de organizar eventos online con frecuencia
Trabajar desde casa requiere mucha autodisciplina y coordinación con los demás. Ayúdale a los miembros de tu equipo a planificar determinados eventos, con el fin de que se realicen el mismo día y a la misma hora. Uno de nuestros clientes favoritos del área de la Tecnología de la Información organiza dos eventos semanales. Los miércoles “Learn at Lunch” (Aprender a la hora del almuerzo), y los jueves un “After-Work Party” (Reunión entre compañeros después del trabajo). Esto ayuda a mantener organizados a los miembros de su equipo y a planificar otras actividades con el resto de su círculo social.
El poder de los eventos sociales
Tienes la facultad de sorprender a tu equipo con la realización de eventos especiales, así que aprovéchala al máximo. Los equipos remotos desean tener interacciones sociales y divertidas. Dáselas.
Presentación de producto/servicio interno
¿Un equipo ha logrado hacer algo que tendrá gran impacto en toda la empresa? Organiza un evento online especial para ellos. No el típico PowerPoint, escribiendo emails mientras se atienden diferentes tipos de eventos. Haz algo divertido. Consigue que las personas que están involucradas en el desarrollo del producto o servicio lo presenten de forma creativa, que se incluyan anécdotas en las presentaciones y que el evento online sea interactivo.
Sabemos que no es fácil planificar actividades como estas en un ambiente remoto. Tenemos más de 10 años de experiencia organizando este tipo de eventos online, contáctanos. Estaremos encantados de ayudarte.
Fiestas relacionadas con las vacaciones
Ten en cuenta todas las festividades relacionadas con las vacaciones y dales fuerza en tu oficina virtual. Los empleados las esperan con ansias. Este tipo de fiestas, además de dar la oportunidad de llevar las relaciones con otros miembros del equipo al siguiente nivel, también permiten darles sentido de pertenencia y reconectarlos con la compañía.
Abraza y celebra el multiculturalismo de tu equipo (Aquí encuentras un curso que te ayudará a trabajar mejor en un entorno multicultural). La curiosidad es uno de los motores que mueven al ser humano, poténciala haciendo uso de la diversidad multicultural de tu equipo.
Para tener éxito, este tipo de celebraciones requieren una buena preparación – especialmente si quieres sorprender a los miembros del equipo. Tenemos muchas ideas. Déjanos saber si podemos ayudarte.
Fiestas de cumpleaños
¡Puedes ser muuuy creativo al momento de organizarlas! Te damos un consejo: Ten en cuenta cómo es la personalidad de quien está cumpliendo años y planifica la fiesta teniendo esto muy presente. Si es una persona seria, elige una actividad que la conecte con los demás miembros del equipo en un nivel más profundo. Si es una persona extrovertida, decídete por una fiesta temática llena de actividades divertidas. Por ejemplo, si está estudiando francés, puedes elegir una temática relacionada con Francia. Personalízala. Hemos recopilado cientos de actividades en equipo que puedes utilizar.
Planifica nuevos eventos online
Es momento de pensar de manera creativa ¿Por qué? Para mantener tu equipo unido, debes organizar muchos más eventos que cuando estabas en la oficina. También debes lograr que sean divertidos.
Premia los desafíos
Los desafíos son muy populares, entonces ¿Por qué no hacerlos en tu compañía? Organiza una serie de desafíos que los empleados puedan realizar de manera remota y promociona una ceremonia de premiación de cierre. RRHH y la gerencia media pueden estar a cargo del lanzamiento de esta idea, pero ellos no tienen que hacer todo el trabajo. Te sorprenderás al ver que muchas personas estarán felices de ayudar en la organización de este tipo de eventos.
Los beneficios son claros: Se incrementa la motivación, se logra una mayor identificación con la compañía, una conexión más fuerte con la cultura empresarial y un mejor conocimiento entre las personas que trabajan en los distintos departamentos. Las actividades transversales, que abarcan todos los departamentos, ayudan a que la empresa permanezca fuerte.
Eventos de networking interno de la empresa
En un equipo remoto es más difícil relacionarse con las personas que trabajan en otros departamentos. Es probable que tu futuro mejor amigo/a trabaje en otro departamento de tu empresa; pero puede ser difícil llegar a conocerlo ahora que trabajamos en remoto. El común denominador para los miembros de los equipos es que comparten los mismos valores como compañía.
¿Por qué no fomentar que las personas de diferentes departamentos lleguen a conocerse mejor? Planifica eventos online de networking con frecuencia para los miembros del equipo. Empieza el evento online de una manera muy organizada y al finalizar divide la sala en pequeños grupos para que hablen entre sí. Otro consejo: Asegúrate de tener un feedback. De estas reuniones salen ideas grandiosas para futuros eventos.
El cielo es el límite, pero no siempre tenemos tiempo para pensar en todo. Cuéntanos cuáles son tus necesidades y dinos exactamente qué es lo que quieres lograr. Te daremos opciones muy creativas para tus eventos y prepararemos su estructura de reunión. Contáctanos.
Sorprender con una fiesta virtual
Si tu empresa está intentando mejorar su posicionamiento online y convertirse en una empresa referente en este medio, qué mejor que una fiesta virtual? Una rueda de prensa virtual? Una presentación de un producto online? Invita a los medios de comunicación y tu lista VIP a un evento único, irrepetible y sin duda distinto que dará que hablar.
Si tienes una empresa en la que tus clientes o trabajadores están en la red como una empresa de software as a service, qué mejor que encontrarte con ellos en una fiesta virtual? Celebra el cumpleaños de tu empresa y sorprende a todo el mundo con actividades, posibilidad de networking, conciertos, regalos… sorprende a tus clientes!
La tecnología lo permite
Gracias a los avances actuales en tecnología podemos organizar eventos con nuestros clientes o teletrabajadores. Desde simples encuentros en Skype en los que se hacen actividades para motivar al equipo a partidas de Ping-Pong online a través de Google Hangout; pasando por fiestas de Navidad en la que se entregan regalos del amigo invisible pensados exclusivamente para la persona que los va a recibir o entregas de premios para nuestros empleados.
Podemos utilizar los nuevos avances tecnológicos para humanizar el medio y conseguir relaciones muy similares a las presenciales.
Un evento virtual para cada objetivo empresarial
Según el tipo de objetivo que tu empresa tenga se debería organizar un tipo de evento u otro, aquí te mostramos algunas ideas:
- Fidelización de clientes: Encuentros VIP, webinars, fiestas benéficas,..
- Presentación de productos: Ruedas de prensa, riesta,..
- Motivación de equipos: Aniversarios, Navidad, entrega de premios, webinars, competiciones deportivas online, congresos,…
Nos encargamos de todo:
Cuenta con nuestro equipo para tratar todos los aspectos antes, durante y después del evento online:
- Concepto, estrategia y creación del evento según las necesidades de tu empresa, la procedencia de los participantes, los idiomas, el tipo de público,...
- Invitación y lista de invitados.
- Logística, ambientación, decoración, características técnicas,...
- Marketing: promoción, difusión y comunicación.
- Producción del evento.
- Análisis posterior con estadísticas e impacto.