Los aspectos más difíciles de dirigir equipos híbridos y cómo combatirlos

En poco menos de un año, empresas de todo el mundo y de todos los sectores se enfrentaron a la difícil tarea de pasar a ser total o parcialmente remotas a causa de la pandemia mundial. Nadie esperaba que esto ocurriera tan rápidamente, y para muchas empresas, trasladar a todo el mundo a una oficina en casa significaba perder mucho tiempo y recursos. 

Dadas las circunstancias, tener equipos híbridos parecía la opción más óptima para aportar lo mejor de ambos mundos. Sin embargo, no era precisamente lo más fácil.

Entonces, ¿qué son los equipos híbridos y cuáles son los aspectos más difíciles de manejar? 


Equipos híbridos: ¿Qué son y por qué existen?

Un equipo híbrido es un equipo de trabajo en el que varias personas trabajan a distancia mientras otro grupo trabaja directamente desde la oficina. 

Esta forma de trabajar puede ser beneficiosa para las empresas que tienen muchos empleados y poco espacio de trabajo. También puede ser la solución para los empresarios que quieren dar más flexibilidad a sus empleados. 

Durante la pandemia de COVID-19 en particular, tener un equipo híbrido ha sido una forma muy eficiente de respetar el protocolo de distanciamiento social sin cerrar el lugar de trabajo por completo.

También es interesante señalar que un equipo híbrido no significa necesariamente lo mismo para todos. Mientras que a algunas empresas les gusta designar puestos de trabajo o posiciones específicas como remotas o presenciales, otras prefieren establecer un turno de rotación que permita a cada empleado tener una experiencia de trabajo en casa además de una presencial. 

Por tanto, las estructuras de los equipos híbridos no son inamovibles y cada empresa puede adaptarlas a sus necesidades y a las de su equipo.


Desafíos de la gestión de equipos híbridos

A pesar de todos los beneficios que puede ofrecer una experiencia híbrida, los líderes se enfrentan a importantes retos cuando se trata de manejar un equipo de trabajo tan complejo. 

 

Ofrecer experiencias equitativas

Una de las tareas más difíciles para un líder es ser inclusivo con todos los integrantes de sus equipos híbridos y evitar algunos de los siguientes errores:

 

Tecnología

Los equipos híbridos dependen mucho de la tecnología, pero cuando la mitad de tu equipo trabaja en la oficina, puede ser fácil asumir que los que trabajan en casa también tienen todo lo que necesitan para hacer su trabajo perfectamente. 

Por ejemplo, puede ser que todos los ordenadores de la oficina de tu empresa tengan instalados programas específicos que son necesarios para la correcta comunicación y el flujo de trabajo de tu empresa. Sería un error suponer que todos los miembros de tu equipo son expertos en tecnología y sabrán automáticamente cómo instalar y manejar esos programas específicos en sus dispositivos domésticos. 

Intenta facilitar la tecnología a tu equipo híbrido proporcionando tutoriales o incluso poniendo a una persona técnica a su disposición si necesitan algo relacionado con ello. También puedes hacer uso de programas basados en la IA para que tus videoconferencias sean más fluidas y evitar inconvenientes técnicos.

 

 

Zonas horarias

Nadie puede negar que cuando se trata de un equipo híbrido, cuantas más personas tiene, más difícil es su gestión. Las dificultades pueden surgir desde diferentes ángulos, uno de ellos es la diferencia de zonas horarias. 

Como líder, tienes que ser intencional sobre las horas en que te comunicas con tu equipo híbrido y ser consciente de cómo puede afectar a las oportunidades. Digamos que quieres hacer un anuncio sobre un nuevo proyecto con una prioridad por orden de llegada. No sería justo enviar el mensaje a todos al mismo tiempo, porque algunos miembros podrían estar terminando su jornada mientras otros se acaban de despertar. 

 

Asegurar el sentido de pertenencia y cercanía

Algunas personas que no están acostumbradas a las reuniones por videoconferencia o llamadas tienen dificultades para comunicarse con sus compañeros que trabajan a distancia. Como líder, debes asegurarte de que todo el mundo entiende que son un solo equipo, independientemente de la ubicación, y que tus empleados remotos son parte integrante de tu empresa y no participantes a tiempo parcial.

Esta falta de sincronización se observa sobre todo cuando una persona está acostumbrada a seguir su propio flujo de trabajo independientemente y le resulta difícil trabajar en equipo con alguien que no está físicamente presente. 

En estos casos, el líder debe animar a ambas partes implicadas a intercambiar informes y actualizaciones semanales con información específica sobre lo que han hecho, lo que necesitan para avanzar y las sugerencias que puedan tener. 

 

Capacidad de respuesta

En general, no debes esperar una respuesta inmediata de tu equipo híbrido, especialmente si viven en una zona horaria diferente. Esto no significa que los empleados no sean diligentes en su trabajo, pero hay que tener en cuenta que pueden ocurrir muchas cosas cuando se trabaja desde casa. Quizá haya surgido una emergencia, sus hijos necesiten atención inmediata o se haya caído Internet.

Por supuesto, estas circunstancias no deben servir de excusa para no cumplir con sus responsabilidades. Sin embargo, el líder debe tener la suficiente confianza en la integridad de los miembros de su equipo como para confiar en que responderán cuando definitivamente puedan hacerlo, sin dejar de ser consciente del desafío que puede suponer una oficina en casa. 

Una buena solución puede ser establecer un plazo de 12 horas de respuesta desde el momento en que se entrega el mensaje. 

Además, siempre debe haber un segundo e incluso un tercer canal de comunicación con los miembros de tu equipo híbrido, que no dependa totalmente de Internet, como un número de teléfono secundario o una persona de contacto en caso de que se prolongue el periodo de no respuesta..

 

Demasiadas reuniones

Hasta cierto punto, un equipo híbrido se enfrenta a retos similares a los de uno remoto, especialmente la falta de contacto directo. 

El problema es que normalmente tendemos a compensar esa falta de interacciones físicas con más y más reuniones. A la larga, esto puede resultar agotador y disminuir la energía de tu equipo. Intenta utilizar las actualizaciones por escrito con más frecuencia y utiliza las reuniones para fines específicos, como colaboraciones con clientes, formación o una actualización importante.

 

Accessibilidad

Algunos miembros del equipo híbrido pueden sentirse frustrados por muchas razones: tal vez tengan problemas personales que les afectan mentalmente, o una dificultad para adaptarse a su nuevo turno, o incluso problemas técnicos y les da vergüenza pedir ayuda. 

El líder debe poder establecer un horario para que cualquier persona de su equipo tenga acceso a él para poder hablar si algo va mal o si se siente abrumado o quemado. 

Esto puede parecerse a una sesión del tipo "Pregúntame lo que quieras" con un pequeño grupo a la vez, donde se pedirá a todos que vengan con preguntas, quejas u observaciones sobre lo que probablemente están notando que a lo mejor el líder no.

Si el equipo no responde, tal vez puedas hacer que transmitan estos sentimientos y pensamientos de forma anónima y por escrito.

 

Transparencia

Debes asegurarte de que tu equipo híbrido no tenga la sensación de que la empresa utiliza una doble moral. 

Es cierto que cada equipo tiene sus propios requisitos y que no es lo mismo alguien que trabaja totalmente desde casa que alguien que lo hace parcialmente. Sin embargo, cuando se trata de la ética laboral, todos deben estar sujetos a las mismas normas, incluidos los líderes, para que la empresa pueda evolucionar en un ambiente saludable. 

El hecho de que alguien esté en casa no significa que se le pueda pedir que tenga una reunión a cualquier hora del día y de la noche, o que se le avise con un día de antelación sobre una entrega importante, mientras que a los trabajadores in situ se les respeta su tiempo personal y tienen plazos más largos.

Por otro lado, tu equipo in situ no debe sentirse desatendido. Este es otro extremo en el que te muestras pasivo ante los problemas internos y cuenta con el equipo presencial para que lo resuelva por sí mismo porque estás demasiado ocupado dedicando esfuerzos a esa nueva estructura remota.

 

Aunque los equipos híbridos están en auge, la novedad de esta forma de trabajo todavía se siente en las estructuras de las empresas, y los líderes están aprendiendo cosas nuevas cada día. Siguiendo estos consejos, puedes asegurarte de detectar las banderas rojas, evitar errores y utilizar los aportes de tu equipo para perfeccionar aún más tus habilidades de liderazgo y gestión.