Equipos de trabajo virtual: Ventajas y desafíos

Si bien los equipos de trabajo virtual pueden representar un gran recurso para tu compañía, también deben enfrentar grandes retos en cuanto a la comunicación, la motivación y las relaciones interpersonales; incluso mayores que aquellos que tienen los equipos que trabajan de forma presencial. Analicemos las principales ventajas de los equipos virtuales, los desafíos que enfrentan y la manera en que puedes actuar para obtener lo mejor de tu equipo.

 

Ventajas de los equipos virtuales

Horarios flexibles

Los equipos virtuales tienen mayor flexibilidad y autonomía en cuanto al manejo del tiempo, es decir, están a cargo y se hacen responsables de sus horarios de trabajo. Esto les permite organizar sus tiempos acorde a las cargas de trabajo y a la prioridad que tengan los proyectos.

Libertad para viajar

Sin necesidad de visa, permisos de trabajo o desplazamientos hacia una locación determinada, los empleados pueden acceder a su oficina virtual desde cualquier lugar del mundo, lo cual les da libertad para elegir su lugar de trabajo. Actualmente muchos nómadas virtuales afirman ser más productivos en un ambiente de trabajo laboral virtual que en una oficina, e incluso argumentan que la libertad que tienen para viajar los motiva para dedicarse de lleno a su trabajo ¡Nuestra experiencia lo confirma!

Ahorrar dinero

Al no tener una locación física, la compañía ahorra dinero que usualmente se hubiera invertido en oficinas, instalaciones, pago de servicios, tecnología y mobiliario. El equipo de trabajo virtual también ahorra dinero (¡y tiempo!) al no tener que transportarse hasta y desde su lugar de trabajo.

Mayor comodidad

Trabajar desde casa, o desde cualquier lugar que el trabajador virtual elija, permite tener un mayor nivel comodidad, empezando por pequeños detalles como la manera de vestir, hasta el lugar y los tiempos de trabajo que se prefieran. Además, no tener el típico ruido de las oficinas ayuda a alcanzar un mayor nivel de concentración y eficiencia.

Equilibrio entre la vida laboral y la personal

A pesar de que ciertas tareas deben ser ejecutadas dentro del tiempo laboral que tienen los negocios no virtuales, lo que significa que tienen un horario de trabajo establecido, otras permiten un alto nivel de flexibilidad. El trabajo virtual ofrece a las personas la libertad que necesitan para mejorar el equilibrio entre la vida personal y la laboral.

El trabajo digital es amigable con el medio ambiente

  • Libre de emisiones contaminantes. Al no existir la necesidad de que el equipo haga uso de los medios de transporte para dirigirse a su lugar de trabajo, las compañías contribuyen a tener un ambiente más limpio.
  • No hay papel, no hay problema. En un equipo virtual, todas las comunicaciones se realizan en línea y todos los documentos pueden compartirse de la misma forma. No hay necesidad de imprimir, de manera que las compañías ahorran dinero y no generan problemas ambientales por desperdicio de papel.

 

Desafíos de los equipos de trabajo virtual

Cualquier tipo de trabajo implica una serie de desafíos y trabajar con equipos virtuales no es la excepción. Los problemas más comunes que los trabajadores virtuales enfrentan son:

  • Distancia física: Al no haber contacto cara a cara, las relaciones dentro del equipo pueden volverse algo impersonales, lo que a su vez puede generar falta de motivación en los integrantes del equipo.
  • Diferentes husos horarios: Al encontrarse en diferentes países, los trabajadores virtuales pueden tener algunas complicaciones para acordar una hora de encuentro favorable para todos.
  • Comunicación: La falta de comunicación o de información es el problema más común del mundo virtual.
  • Rutina: Uno de los mayores enemigos de la motivación es la rutina, lo que implica un gran riesgo para la productividad, especialmente en los medios virtuales. Estar largas horas frente a un computador puede ser la causa del agotamiento, del estrés y de una infinidad de empleados desmotivados.
  • Desequilibrio entre la vida laboral y la personal: Si bien la flexibilidad que ofrece el trabajo virtual puede ayudar a los miembros del equipo a encontrar un equilibrio entre la vida laboral y la personal, no tener claros los límites entre el espacio de trabajo y el personal puede causar alteraciones que incrementen los niveles de estrés y que disminuyan los de eficiencia.
  • Equipos diversos y multiculturales: Usualmente los equipos virtuales están conformados por personas de diferentes culturas, cada uno con costumbres, valores y hábitos de trabajo particulares. Este aspecto se convierte en un reto en la medida en que cada persona tiene su propia forma de trabajar y de interactuar con los demás.

 

PALNI“La comunicación es sin duda uno de los factores más complicados en la empresa, especialmente en un equipo de trabajadores virtuales distribuidos en todo el Estado de Indiana. Managing Virtual Teams (Gestión de Equipos Virtuales) nos ofreció soluciones reales y efectivas que pueden ser implementadas inmediatamente y que ofrecen un éxito sostenible. Inicialmente atendí el curso esperando obtener algunos consejos y trucos, y me encontré con una workshop hands-on hecha a la medida de las necesidades concretas de mi organización. El curso no solamente fue útil, sino que además resultó ser inspirador y me dio una nueva visión sobre el futuro modelo comunicativo de mi organización.”
Megan West, Gerente de Comunicaciones Digitales. Red de Bibliotecas Académicas Privadas de Indiana (PALNI)

 

 

 

Superar los desafíos de los equipos de trabajo virtual

Como los desafíos descritos pueden suceder, y de hecho van a presentarse, hay formas de abordarlos y superarlos para mejorar los procesos del equipo de trabajo virtual y para garantizar su satisfacción:

  • Presta atención a las necesidades del equipo e implementa estrategias que ayuden a humanizar los medios virtuales.
  • Enfócate en la construcción de relaciones al interior del equipo, promoviendo el entendimiento entre los integrantes y fomentando la cultura de la colaboración en el entorno virtual.
  • Emplea herramientas de colaboración en línea para minimizar el número de reuniones virtuales y evitar el cruce de agendas entre los miembros del equipo. Para asegurarte de haber elegido las herramientas de colaboración correctas para tu equipo, agenda una consulta gratuita con nuestros expertos.
  • Asegúrate de estar utilizando los canales de comunicación adecuados, en el tiempo indicado y con el mensaje correcto. Tus habilidades gerenciales son cruciales para superar este desafío.
  • Motiva al equipo con frecuencia para que los miembros no sientan que han caído en la monotonía.
  • Orienta a tus trabajadores acerca de cómo pueden encontrar un balance entre la vida laboral y la personal para garantizar su rendimiento en el equipo virtual.
  • Aprende a descubrir puntos en común entre los diferentes integrantes del equipo para enriquecer y fortalecer sus procesos de trabajo.