¿Cómo comenzar a construir un equipo virtual?

equipo virtualPara construir un equipo de trabajo virtual es fundamental tener en cuenta una perspectiva humana del medio online para que el ambiente laboral en esta modalidad de trabajo sea de excelente calidad y permita obtener los mejores resultados.

¿Cuándo es conveniente construir un equipo virtual?

Hoy en día la opción de trabajar virtualmente es una realidad cotidiana que se ha convertido en una opción para muchas empresas y personas interesadas en emprender proyectos e ideas innovadoras en una plataforma mucho más amplía que la presencial, pues fácilmente se puede acceder a diferentes lugares geográficos simultáneamente.

Es conveniente montar un equipo virtual cuando:

  • Se busca economizar gastos y capital
  • Se necesita de un equipo multicultural
  • Se busca independencia y flexibilidad en el manejo de los proyectos
  • Se necesitan facilidades para contactar con las personas que se encuentran en diferentes lugares geográficos
  • Se trata de una empresa que quiere darse a conocer a nivel internacional y extender sus servicios en la plataforma virtual.

Pasos prácticos

Antes de construir el equipo virtual es necesario definir la planeación estratégica de la empresa que en el futuro será la base sólida en la que se sustentará el equipo de trabajo virtual. Para ello es importante establecer en la empresa:

  • Visión
  • Misión
  • Historia
  • Filosofía
  • Objetivos comunes y metas
  • Estrategias y acciones concretas para alcanzar los objetivos y las metas.

Una vez se cuente con la planeación estratégica se puede proseguir a estructurar otros aspectos que serán fundamentales para el equipo virtual y la empresa tales como:

  • Definir herramientas virtuales: email, videoconferencia, chat, etc.
  • Seleccionar plataformas para hacer el proceso de selección
  • Seleccionar plataforma para la contratación del equipo virtual y para realizar los pagos
  • Definir y repartir las responsabilidades entre los miembros del equipo
  • Definir tarifas de pago dependiendo las responsabilidades
  • Preparar herramientas: Reportes virtuales, formatos de feedback, manuales, etc.

Algunas recomendaciones

Con los anteriores requerimientos, se podrá dar inicio a la construcción del equipo de trabajo virtual teniendo en cuenta que desde el inicio se debe:

  • Dar a conocer las políticas y dinámicas de la empresa al nuevo equipo de trabajo virtual
  • Establecer acuerdos básicos para mantener una buena convivencia y ambiente laboral
  • Definir objetivos por proyectos y familiarizar al equipo con ellos para crear estrategias y acciones viables.
  • Formar y capacitar a los miembros del equipo en la materia y en las funciones específicas que se vayan a desempeñar.
  • Hacer seguimiento y acompañamiento de las personas nuevas para confirmar que las instrucciones se están ejecutando correctamente y para mejorar la calidad de su trabajo.

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