Herramientas útiles para la formación online de equipos virtuales

formación onlineLa formación online de equipos virtuales requiere de algunas particularidades por tratarse de encuentros que no son presenciales y que exigen una serie de elementos para evitar la dispersión y para que el aprendizaje sea exitoso.

Herramientas técnicas

La tecnología avanza cada día más ofreciéndonos mejores herramientas técnicas para implementar en el mundo virtual y facilitando la comunicación en las oficinas virtuales. Algunas herramientas que serán útiles para la formación online y capacitación de equipos virtuales son:

  • Material de aprendizaje virtual: la presentación para la sesión de formación debe ser atractiva. No presentes todo lo que vas a decir durante la sesión en forma escrita, incorpora también aspectos visuales como imágenes. Asimismo puedes incluir preguntas durante las sesiones de capacitación en línea para mantener despiertos a los asistentes.
  • Material de aprendizaje en video: Después de grabar las sesiones, divídelas en los principales segmentos con una duración de 5-20 minutos cada uno. No recomendamos el envío de vídeos de 1 hora, se pueden omitir fácilmente y los estudiantes nunca volverán a ellos para obtener información específica.
    • Tip: haz que cada vídeo responda a una pregunta específica.
  • Videoconferencias: recomendadas para equipos que necesitan escucharse y verse utilizando cámaras. No recomendamos que realices la formación con teleconferencias solamente. Algunas plataformas de Internet que son útiles son Zoom, Freeconference, Webex o GoToMeeting.
  • Compartir pantalla: siempre debe incluirse como herramienta de videoconferencia. De esta manera, los asistentes no saltaran de páginas y no tendrás que dar instrucciones sobre qué página están viendo cada vez.
  • Whiteboards y pizarras virtuales: Durante la formación online y mientras compartes pantalla, usa las pizarras blancas de la misma manera que lo harías en un trabajo presencial. Dibuja, aclara puntos, ilustra y resume ideas. Algunas pizarras excelentes que funcionan como extensiones de navegador son AWWApp y RealTime Board.
    • Tip: familiarízate con tu herramienta de pizarra blanca antes de comenzar la reunión, ¡algunos de ellos son bastante difíciles de usar!
  • Graba las formaciones y prepara pequeños clips con instrucciones específicas para que la información siempre esté disponible y divertida de ver.

khristine

Me encantan las herramientas de colaboración que nos proponen desde Managing Virtual Teams (MVT) ya que nos ayudan a estar más motivados y a ser más eficientes. Los profesionales del equipo de MVT son realmente nativos del mundo virtual.

Khristine Yap – Freelancer en oDesk

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Herramientas conceptuales y metodológicas

La formación virtual debe ir acompañada de material conceptual y metodológico que permita organizar el trabajo y alcanzar las metas esperadas. Algunos materiales valiosos y que deben estar listos antes de la formación online son:

  • Manuales: es el material que abarca el contenido del proyecto y las diferentes instrucciones y funciones que se deben desarrollar. Es conveniente que esté complementado con videos, imágenes de los procedimientos y ejemplos para que el aprendizaje sea mayor.
  • Reportes: es el material donde se debe registrar el trabajo que realiza el equipo. Debe estar adaptado al proyecto y debe estar actualizado para poder hacer un mejor acompañamiento al equipo.
  • Objetivos y metas: es importante establecer este elemento para que se pueda alcanzar los resultados esperados. Las metas y objetivos deben ser reales, alcanzables, efectivos y se deben aclarar muy bien en la formación online para que todos sean concientes de sus metas individuales y grupales.
  • Checklist: es una lista con las tareas y pasos específicos que se deben realizar en el proyecto. Facilita el proceso de aprendizaje y además hace que todo se realice en su respectivo orden y sin olvidar ningún paso en el camino.
  • Actividades grupales: son actividades que se realizan en equipo durante la formación y que permiten romper el hielo, dinamizar el medio y fortalecer el trabajo en equipo.
  • Feedback y seguimiento: una vez finalizada la capacitación el proceso continúa, pues es fundamental realizar retroalimentación del proceso de trabajo que se va aprendiendo día a día. Esto es lo que permite mejorar la calidad del trabajo y fortalecer las habilidades.
    • Utiliza herramientas como Slack para mantener una buena comunicación con los miembros de su equipo.

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